Что такое design-thinking и чем оно полезно для рабочих встреч?

Вы когда-нибудь задумывались о том, во сколько обходится фирме каждое совещание? Особенно если половина сотрудников не проявляет активность, а просто ожидает окончания встречи, судорожно поглядывая на часы. Прямо как на уроках в школе, за исключением одной детали: время каждого сотрудника - деньги, и даже если он не демонстрирует свою полезность во время собрания, компания обязана заплатить ему за “отсиженные” часы.

Авторы статьи подсчитали, что их компании из 50-ти человек собрания обходятся в 177 долларов в год И это одна компания. Представьте, какие цифры в крупных корпорациях. Так много встреч, упущенных возможностей, идей и денег!

Еще немного статистики:

• Организации ежегодно проводят более 3 миллиардов собраний.
• Руководители проводят 40-50% своего рабочего времени — или 23 часа в неделю - на совещаниях.
• 90% участников опроса признались, что думают о своем во время собраний.
• 73% признают, что они выполняют другую работу во время встреч.
• 25% совещаний проводятся для обсуждения не относящихся к делу вопросов.

В то же время, правильно подобранный формат рабочих встреч может стать ключом к развитию команды. Давайте разберемся, что может гарантировать эффективность коллективного обсуждения рабочих вопросов ?

Авторы предлагают применить к организации встреч дизайн-мышление (design thinking). Эта концепция была разработана и популяризирована основателем IDEO Дэвидом Келли и Стэнфордским Институтом дизайна Хассо Платтнера. В начале ученые применяли ее к проектированию физических объектов, технологических инструментов, а с недавнего времени к более сложным задачам в самых разных сферах . Идея заключается в том, чтобы поместить “участника” ” в центр эксперимента или действия.

Как это и с чего начать?

Прежде всего, отложить повестку дня и начать совещание с трех вопросов:

1. Кто будет находиться в комнате, и какова их ценность ?
2. Кто не будет находиться в комнате, но тем не менее имеет отношение к встрече, и какова их ценность?
3. В какой более широкой культуре и среде вы работаете и каковы некоторые из основных проблем и возможностей? Это не совсем понятно, но я не знаю, как переформулировать.

Перед совещанием найдите время на личный разговор с коллегами , которые будут присутствовать на встрече, или которые имеют к ней отношение . Даже если вы проводите регулярные встречи с одной и той же командой , эти индивидуальные короткие “проверки” могут помочь выстроить доверие, выявить скрытые проблемы и гарантировать, что участники будут чувствовать свою значимость и ответственность перед компанией.

Затем установите временные рамки. Чтобы в начале собрания эффективно поставить цель и обозначить результаты, к которым необходимо прийти, руководитель должен приходить на встречу с выполненным “домашним заданием”. Перед встречей подумайте , что должны узнать и сделать участники в результате встречи? Включите эти желаемые результаты в повестку дня, чтобы коллеги понимали необходимость своего присутствия и и могли оценить продуктивность потраченного времени. К сожалению, руководители редко тратят время на подготовку к рабочим обсуждениям , что напрямую влияет на ее эффективность.

Встречи часто отмечаются откладываются в календаре без определенной цели - просто чтобы удержать время — и, как следствие, телега часто управляет лошадью; люди встречаются просто потому, что чувствуют, что они должны, вроде как время пришло, хотя обсуждать нечего. Даже самые короткие совещания-пятиминутки заслуживают четкой цели и сформулированных желаемых результатов. Это помогает удерживать вовлеченность сотрудников и гарантирует, что они чувствуют пользу от проведенной встречи.

Третий шаг - творчески подойти к формату совещания. После того, как вы определили основную цель и задачи встречи и и проработали повестку дня, подумайте, как будет проходить встреча.

Авторы статьи сравнили концепцию design thinking с принципом работы навигатора. Точка отсчета - это запрос навигатору, в нашем случае вопрос: каков самый быстрый, безопасный и эффективный способ добраться до цели? Первый шаг: выход на контакт с людьми, развитие чувства сопричастности, заинтересованность в их личном мнении, идеях и беспокойствах. Этот шаг дает направление и дает понимание того, в какую сторону двигаться. Второй шаг дает определение желаемого пункта назначения — вашего точного адреса и местоположения. Третий шаг касается самого маршрута. Ваша цель добраться как можно быстрее? Вам нужно сделать крюк? Какой маршрут самый живописный? Есть ли пути, которые лучше избегать? Какие есть препятствия - ваш эквивалент пробкам?

На третьем шаге вы должны предложить нестандартный подход к обсуждению, предложить ненадолго забыть о серых рабочих буднях и старых идеях. Попробуйте немного уйти от формальности и добавить веселья в деловые встречи. Что произойдет, если начинать и заканчивать собрания на неожиданной ноте? Использовать фильмы, книги, поэзию или музыку? Такой подход может показаться неэффективным, непрофессиональным и легкомысленным, на деле все эти детали очень важны. Встречи нужны не только для решения проблем и вопросов, но и для выстраивания и укрепления культуры в команде.

Наконец, тестируйте свой план и работайте над ошибками. Собирайте отзывы, формулируйте новые вопросы, корректируйте, добавляйте визуала и попробуйте еще раз.

Каждый этап design-thinking имеет свои преимущества. Погружение - выход на контакт помогает людям почувствовать свою важность. Фрейминг помогает лидерам проработать и четко сформулировать цели деловой встречи. Интерактив приводит к большему креативу и новым идеям . Наконец, тестирование, обращения к сотрудникам, заинтересованность в обратной связи помогает коллегам чувствовать себя ценными на собраниях, а руководителям делать встречи еще эффективнее.

Первое время вам может казаться, что такой подход не рационален и требует слишком много времени для реализации, но с практикой вы научитесь проходить все этапы непрерывным циклом и поймете что design thinking - это об инвестициях в будущее коллектива и компании. Только эффективные встречи, больше смысла, работы, вовлеченности и веселья!