Каждый из нас когда-нибудь опаздывал на работу, не слышал будильник с утра, не мог найти ключи или попадал в пробку. В современных компаниях вас вряд ли будут отчитывать за опоздание на 15 минут. В некоторых компаниях даже возможен гибкий график - не важно, во сколько вы приходите и уходите с работы, главное, чтобы вы отрабатывали часы.
Но что делать, если вы проспали встречу с клиентом или опаздываете на обсуждение важного рабочего вопроса с руководителем, запланированного на 9 утра? Как предупредить руководителя и коллег об опоздании? Стоит ли извиняться? И как вести себя в течение дня? Ответы на эти вопросы мы даем в нашей статье. И в качестве бонуса - шаблоны писем, которые не стыдно отправить своему руководителю в случае опоздания.
Независимо от того, опоздали вы по своей вине или по стечению непредвиденных обстоятельств - ниже инструкция, как избежать последствий.
Чем дольше вы пропадаете, тем сложнее вам будет объясняться. Пишите, а лучше звоните менеджеру сразу, как открыли глаза, застряли в пробке или обнаружили, что не высох ваш любимый костюм. И постарайтесь сразу назвать точное время, во сколько вы будете на месте.
Если за день до вылета вы получаете уведомление о том, что ваш рейс может быть задержан, сразу сообщайте об этом вашему руководителю. Если вы плохо себя чувствуете вечером, и вы знаете, что ваше утро завтра начнется с кабинета врача, также напишите об этом руководителю. Сразу! Не ждите бури и ее последствий, учитесь предупреждать сложные обстоятельства и грамотно из них выходить.
Вашему руководителю необходимо время для того, чтобы отреагировать на ваше сообщение. Если вы предупреждаете об опоздании за две минуты до встречи, он не успеет ничего предпринять и встреча может быть сорвана. Или хуже всего, если он будет ждать вас с минуты на минуту, и увидит ваше сообщение только после встречи.
Говорите или правду, или ничего. Нет ничего глупее, чем придумывать отмазки. Стыдно и неловко будет всем: и вам, и руководителю. Будьте уверены, стены офиса навсегда запомнят ваше нелепое оправдание.
Никто не сомневается в вашей изобретательности и фантазии - можно придумать 100 отмазок более убедительных, чем “не услышал будильник” или “забыл заправить машину”, но искренность подкупает. А вот отмазки в духе паблика “Оправдания для Олега” ваш руководитель вряд ли оценит.
Вы должны показать, что вам действительно жаль, но сделать это непринужденно. Если вы начнете пускаться в долгие объяснения,вымаливать прощение и рыдать… Ладно, такое случается только в американских комедиях.
Перейдем к более реальной ситуации. Есть люди, которые никогда не извиняются или делают это с большим трудом. Так вот - поймите наконец, что извиняться нужно всегда, когда из-за вас меняются чьи-то планы, тратится чье-то время, портится чье-то настроение и т.д. Конечно вы не будете извиняться перед собой за лишний час сна, но вы обязательно должны извиниться перед коллегами за сорванную встречу.
Да, вы не можете контролировать непредвиденные ситуации, из-за которых обычно происходят опоздания. Но вы можете постараться компенсировать неудобства тем, что вы задержитесь после работы или возьмете на себя дополнительную задачу. Здесь как раз пригодится ваша фантазия: придумайте, как вы можете исправить ваше отсутствие на встрече с клиентом или не сделанный вовремя отчет.
Сообщите в письме или сообщении о том, что несмотря на обстоятельства, вы держите все под контролем.
Если ваш менеджер спокойно воспринял ситуацию и с легкостью вошел в ваше положение, поблагодарите его за это. Конечно этого не стоит делать, если ваш руководитель вспыльчив, и вы едва остановили бурю.
Опаздывают все. И ваш руководитель тоже. Если это происходит один или два раза в месяц - это не страшно. Но если вы замечаете, что опаздываете минимум два раза в неделю, вам необходимо пересмотреть ваш график. Регулярные опоздания обязательно скажутся на ваших оценках на проектах, отзывах менеджеров и вероятности повышения.
Также вести график опозданий полезно в случае, если ваш руководитель в порыве скажет следующую фразу (а рано или поздно мы все бросаемся в голословные обвинения): “Ты постоянно опаздываешь, сколько можно!” Вам есть, что на это ответить. Вам даже есть, что показать.
Если вы опаздываете по серьезной причине.
Добрый день, [имя руководителя]!
По причине …, я сегодня опоздаю. Постараюсь быть в офисе к [времени].
Прошу прощения за доставленные неудобства. На сегодня у меня запланировано [доделать отчет], я предоставлю результат моей работы к [времени].
Если я могу быть чем-то полезен вне офиса, я буду доступен по [телефону/почте/в телеграме].
[Ваше Имя]
Если вы опаздываете по своей вине.
Доброе утро, [имя руководителя]!
Извините, я сегодня опоздаю. Обещаю, что это не войдет в привычку.
Несмотря на опоздание, я постараюсь выполнить [запланированные задачи] и провести [запланированные встречи]. Если у вас есть срочные вопросы, я доступен по телефону.
Еще раз прошу прощения,
[Ваше Имя]
Если вы проспали/пропустили важную встречу.
Доброе утро, [имя руководителя]!
Мне очень жаль, я опаздываю на [30 минут] из-за [причина]. Я постараюсь быть в офисе к [времени].
Я знаю, что у нас запланирована [встреча] на [время]. Я не успеваю присутствовать на ней лично, можно ли передвинуть ее на [альтернативное время] / созвониться с [клиентом] по телефону / получить от кого-нибудь бриф / вернуться к обсуждению темы встречи один на один?
Также я сегодня предоставлю вам [проекты, которые должны быть выполнены сегодня] к [времени]. Будьте уверены, все будет готово вовремя.
Еще раз, мои искренние извинения - я постараюсь, чтобы эта ситуация не повторилась!
[Ваше имя]
Если вы собираетесь предупредить об опоздании по телефону или в сообщении.
Звонок или сообщение уместны, если вы привыкли к такому формату общения с руководителем/вы не сильно опаздываете/вы уверены, что так он увидит ваше предупреждение еще до встречи.
Здравствуйте, [Имя руководителя], хотел предупредить, что могу опоздать на [время] из-за [причины]. Извините за неудобство, буду держать вас в курсе.
Мне очень жаль, я сегодня опоздаю из-за [причины]. Я надеюсь, что буду в офисе к [время], если что-то изменится - обязательно сообщу. Я доступен [формой общения] в случае срочных вопросов. Я надеюсь доделать запланированные [задачи] к [время], в ином случае [как вы наверстаете упущенное]. Еще раз мои искренние извинения!
Если вы уже отправили письмо по почте, но руководитель не отвечает.
Я отправил вам электронное письмо, хотел еще раз извиниться за то, что опаздываю - я буду к [время]. Большое спасибо за понимание!
Инструкция простая, но не для всех очевидная. Просто следуйте этим правилам, и вам не придется краснеть перед менеджером. А шаблоны пригодятся в случае, если вы проспали, нервничаете, и у вас нет ни одной свободной минуты на написание письма. Не благодарите (а лучше не опаздывайте)!
│Talented People